دورة المشتريات والسداد
كل جنيه يخرج — هل خرج مقابل شيء استلمته فعلًا؟
دورة الشراء هي الباب الذي يخرج منه النقد، وهي الأكثر عرضة للخطأ والتلاعب معًا. يطابق seg-audit أمر الشراء بالاستلام بالفاتورة، ويكشف الفواتير بلا أمر، والتقسيم للالتفاف على الاعتماد، والمدفوعات المكرَّرة.
تقارير هذا القسم
هل يطابق ما دفعتَه ما استلمتَه وما طلبتَه؟
- أوامر الشراء وكمياتها وأسعارها
- أذون الاستلام الفعلية
- فواتير الموردين المسجّلة
قائمة بكل حالة عدم مطابقة (كمية أو سعر أو مستند ناقص) مع قيمة الفرق.
المدير المالي — الرقابة الأولى على المصروف، وأعلاها عائدًا.
كم من مشترياتك تمّت دون أمر شراء معتمد مسبقًا؟
- فواتير الموردين
- أوامر الشراء المرتبطة
- اعتمادات الشراء
قائمة بالفواتير التي لا يسبقها أمر معتمد، مرتّبة بالقيمة والمورد والمستخدم.
المالك — الشراء بلا أمر يعني إنفاقًا بلا موافقة.
هل يقسّم أحدهم أمر شراء كبيرًا إلى أوامر صغيرة ليتجنّب اعتمادك؟
- أوامر الشراء المتقاربة زمنيًا لنفس المورد
- حدود الاعتماد المعتمدة
- الأصناف المتطابقة عبر الأوامر
قائمة بالأوامر المشتبه بتقسيمها، مع القيمة المجمّعة وحد الاعتماد الذي كان سيُطبَّق.
المالك — تحايل شائع، ولا يظهر إلا بالتحليل.
هل دفعت نفس الفاتورة مرتين؟
- المدفوعات وارتباطها بالفواتير
- تشابه المبالغ والتواريخ وأرقام الفواتير
- الموردون المكرَّرون
قائمة بالمدفوعات المكرَّرة أو المشتبه بها، مع القيمة القابلة للاسترداد.
المدير المالي — نقد يمكن استرداده فورًا، ويغطي كلفة التقرير عادةً.
ما البضاعة التي استلمتها ولم تصلك فاتورتها بعد؟
- أذون الاستلام بلا فواتير مقابلة
- أعمار كل بند منذ الاستلام
- قيمة البنود المستلمة
جدول بأعمار بنود GRNI وقيمتها، وهي التزام حقيقي غير ظاهر في دفاترك.
المدير المالي — التزام مخفي يشوّه الميزانية والنتيجة معًا.
هل تعتمد على مورد واحد بشكل يهدد عملياتك أو يُضعف تفاوضك؟
- حجم التعامل مع كل مورد
- نسبته من إجمالي المشتريات
- الأصناف الحصرية لديه
قائمة بأكبر الموردين ونسبة كل منهم، مع تنبيه لأصناف لا يوردها إلا مورد واحد.
المالك — التركّز خطر تشغيلي وسعري في آن.
هل يتشابه مورد مع موظف في العنوان أو الهاتف أو الحساب البنكي؟
- بيانات الموردين
- بيانات الموظفين
- تطابق الهاتف والعنوان والحساب البنكي
قائمة بحالات التطابق مع قيمة التعامل، للفحص اليدوي.
المالك — مؤشر كلاسيكي على مورد وهمي.
هل ترتفع أسعار مورد بعينه دون مبرر مقارنة بغيره أو بتاريخه؟
- أسعار الشراء لكل صنف عبر الزمن
- الأسعار المقارنة بين الموردين
- تغيّرات السعر لنفس المورد
قائمة بالأصناف التي ارتفع سعرها بشكل شاذ، مع الفرق التقديري بالقيمة.
المالك — الفرق يتراكم بصمت في التكلفة.